El 14 de setiembre la Cancillería puso a funcionar la Plataforma de Apostilla Electrónica. Ya publiqué una nota breve con los pasos del trámite. Acá quiero explicar de dónde sale todo esto, porque el sistema que se estrenó tiene veinte años de discusión internacional y eso explica varias de sus rarezas, empezando por cuáles documentos acepta y cuáles no.
El e-APP
El Convenio de La Haya de 5 de octubre de 1961 suprimió la exigencia de legalización de los documentos públicos extranjeros. Tiene hoy alrededor de ciento treinta partes contratantes, entre ellas Argelia y Vietnam, que se incorporaron hace poco, y bajo su régimen se emiten varios millones de apostillas al año. Es, con diferencia, el tratado de la Conferencia de La Haya con más alcance práctico.
Fue redactado para documentos en papel. La apostilla es un certificado que se coloca sobre el documento o sobre una hoja añadida, y la autoridad que lo emite lleva un registro de lo emitido. No hay en el texto ninguna referencia a medios electrónicos, lo cual es lógico para 1961, pero tampoco hay ninguna prohibición.
En mayo de 2005, la Conferencia de La Haya y la National Notary Association de los Estados Unidos organizaron en Las Vegas un foro sobre notarización electrónica y apostillas electrónicas. Al año siguiente nació el electronic Apostille Pilot Program, que después dejó de ser piloto y quedó como e-APP.
Hay que aclarar qué es el e-APP, porque se le atribuye una naturaleza que no tiene. No es un protocolo adicional al Convenio. No hay nada que ratificar ni adherirse. Se trata de un programa de implementación, con documentos técnicos, principios recomendados y foros periódicos que se han hecho en Londres, Madrid, Izmir, Montevideo, Hong Kong, Fortaleza y La Haya.
El programa tiene dos componentes. El primero es la e-Apostilla propiamente dicha, o sea la emisión del certificado en formato electrónico con firma digital de la autoridad competente. El segundo es el e-Registro, una base consultable en línea donde el destinatario puede comprobar que esa apostilla existe y que la emitió quien dice haberla emitido. Son independientes entre sí, y esa independencia importa para el caso costarricense.
Para ubicar dónde estamos: Colombia, Bélgica, Kansas y Rhode Island implementaron componentes entre 2006 y 2007. Nueva Zelanda completó los dos en abril de 2010. España empezó a emitir e-Apostillas con registro central en mayo de 2011. Según el documento preliminar que la Oficina Permanente presentó al Consejo de Asuntos Generales y Política en marzo de este año, al cierre de 2025 había cincuenta y nueve jurisdicciones con al menos un componente y cuarenta y dos con los dos.
El fundamento convencional
Si el Convenio no menciona el soporte electrónico, la pregunta obvia es de dónde sale la habilitación.
El artículo 4 ordena colocar la apostilla sobre el documento o sobre una prolongación, conforme al modelo anexo. El artículo 5 establece qué certifica: la autenticidad de la firma, la calidad en que actuó el signatario y la identidad del sello. El artículo 7 obliga a la autoridad competente a llevar un registro de las apostillas expedidas y a verificar, cuando un interesado lo solicite, si las anotaciones coinciden con ese registro.
Ninguna de las tres normas exige papel. La posición de la Conferencia de La Haya, que viene sosteniéndose en las Conclusiones y Recomendaciones de las Comisiones Especiales y en los materiales del propio e-APP, es que el Convenio no impone un soporte determinado y que entre la apostilla electrónica y la de papel opera equivalencia funcional. El sitio de la HCCH lo afirma hoy en términos categóricos: una e-Apostilla es tan válida como una en papel y todas las partes contratantes deben aceptarla.
Sobre el artículo 7 quiero detenerme, porque me parece el punto menos comentado. Ese artículo es el respaldo textual del e-Registro y está en el Convenio desde 1961. La obligación de verificar a solicitud de cualquier interesado no la creó el e-APP. Lo que ocurrió es que durante cinco décadas esa obligación fue prácticamente inejecutable, porque suponía que alguien en Bruselas llamara por teléfono a una oficina en San José para preguntar si cierta anotación existía. El registro en línea hace viable algo que el tratado ya exigía.
Lo que la apostilla no hace
Este punto lo tengo que explicar en casi todas las consultas, así que lo dejo por escrito.
La apostilla certifica el origen del documento y nada más. Acredita que la firma es auténtica, que quien firmó tenía la investidura que dice tener y que el sello corresponde. No certifica que el contenido sea cierto, ni que el documento sea válido en cuanto al fondo, ni que vaya a producir efectos en el país donde se presente.
Una sentencia extranjera apostillada sigue estando sujeta al proceso de reconocimiento. La apostilla no adelanta nada del exequátur ni sustituye ninguno de sus requisitos. Lo mismo pasa con los poderes: uno apostillado puede ser insuficiente si la ley del foro receptor exige otra formalidad.
El ámbito de aplicación también está acotado. El artículo 1.3 excluye los documentos expedidos por agentes diplomáticos o consulares, y los documentos administrativos referidos directamente a operaciones mercantiles o aduaneras. Por eso la plataforma advierte que la legalización consular no se tramita ahí, sino presencialmente y por cita. No es una limitación del diseño informático sino del tratado.
Además, el régimen solo funciona entre partes contratantes. Si el país de destino no es parte, o si medió una objeción a la adhesión, la legalización consular tradicional sigue siendo el camino.
Costa Rica: quince años con un solo componente
Costa Rica se adhirió al Convenio el 6 de abril de 2011 y entró en vigor para el país el 14 de diciembre de ese mismo año. Desde entonces operó el e-Registro, que es lo que ha permitido verificar en línea las apostillas emitidas en papel.
El Implementation Chart del e-APP lo mostraba así: Costa Rica con e-Registro disponible y con la casilla de e-Apostilla vacía. Quince años con un componente de dos.
No es que el tema no se hubiera planteado. En noviembre de 2021 la Cancillería sostuvo un seminario con Chile para intercambiar experiencias sobre apostilla digital, y la literatura local de entonces ya señalaba que el marco habilitante existía desde 2005 con la Ley 8454, de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos. El diagnóstico estaba hecho hace rato. La ejecución tomó cinco años más.
El funcionamiento técnico
Conviene describir la cadena de confianza con algún detalle, porque de ahí se derivan las restricciones del sistema.
La base no es la plataforma de Cancillería sino la infraestructura nacional de firma digital. La Ley 8454 y su reglamento equiparan el documento electrónico firmado digitalmente con el documento en papel firmado a mano, y el Banco Central opera como autoridad certificadora raíz. El certificado de cada funcionario firmante cuelga de esa jerarquía y se verifica contra el sistema del Banco Central.
Sobre esa base, la plataforma exige que el documento esté en PDF, identifique con claridad la institución emisora, indique el nombre y el cargo de quien firma, y lleve firma digital de ese funcionario con certificado verificable en el sistema del Banco Central. Las mismas reglas aplican a las traducciones hechas por traductores oficiales que se pretendan apostillar por esta vía.
El Departamento de Autenticaciones mantiene pública la lista de funcionarios acreditados con firma digital, y contra esa lista se hace el cotejo. El sistema advierte expresamente que no revisa el contenido del documento, únicamente la validez de la firma de quien lo suscribe, que es la función que le asigna el artículo 5 del Convenio.
El procedimiento es el siguiente. El usuario crea un perfil con su número de identificación sin guiones ni espacios, e ingresa con contraseña o con firma digital. Presenta la solicitud y carga el documento. Aprobada la apostilla, paga dentro de la misma plataforma el timbre de Parques Nacionales de quinientos colones por documento, que es el único cobro de ley y que no admite pago por otra vía. El trámite se tiene por concluido con ese pago y no con la presentación de la solicitud.
Un detalle que va a generar problemas: la apostilla se remite una sola vez al correo que el usuario indicó. Si hay un error de digitación, hay que rehacer la gestión.
La verificación se hace con el código de la apostilla y su fecha, o con el código QR. El módulo de consulta incluye un aviso de protección de datos advirtiendo que el número único, la fecha de emisión y los datos de validación deben manejarse con cuidado, porque compartirlos con terceros no autorizados compromete la seguridad del documento. Es una tensión conocida del e-Registro, entre permitir la verificación abierta y proteger la confidencialidad, que cada jurisdicción resuelve de manera distinta.
Los plazos que informa la plataforma son de tres días hábiles en promedio y diez días hábiles como máximo legal, con fundamento en el artículo 32 de la Ley Reguladora de la Jurisdicción Contencioso Administrativa y el artículo 40 del Decreto 37045-MP-MEIC. El sistema está disponible las veinticuatro horas, aunque la atención del Departamento es en horario de oficina.
Las limitaciones
La cobertura es la primera. Noventa y un documentos de dieciocho instituciones es un subconjunto pequeño del universo de documentos públicos costarricenses. La Cancillería anunció que lo va a ampliar conforme se incorporen más instituciones, pero por ahora todo lo que quede fuera sigue tramitándose presencialmente.
La segunda limitación es más severa de lo que aparenta. El sistema no apostilla documentos escaneados, porque exige firma digital del funcionario emisor. Esto quiere decir que el cuello de botella se trasladó de Cancillería a las instituciones que emiten los documentos. Si un despacho, un registro o una universidad todavía firma en papel, su usuario queda fuera del sistema aunque el tipo documental aparezca en la lista de los noventa y uno.
La tercera ya la mencioné y deriva del artículo 1.3: la legalización consular no entra.
La cuarta es la que más pesa en la práctica transfronteriza. La equivalencia funcional es clara en el plano del tratado, pero su aplicación no lo es tanto. El mismo documento preliminar de la HCCH de marzo de 2026 reconoce que hay partes contratantes que no pueden aceptar documentos públicos electrónicos por limitaciones de su derecho interno, y que la Oficina Permanente circuló un cuestionario para dimensionar el asunto. Cuando la organización que impulsa el programa admite la brecha y decide medirla, uno debería tomar nota.
Recomendación
Para un exequátur en el extranjero, un proceso de familia con elemento internacional o cualquier gestión ante autoridad extranjera, la pregunta relevante no es si la apostilla electrónica costarricense es válida. Lo es, y en ese punto no hay discusión seria.
La pregunta es si la autoridad concreta que va a recibir el documento, con su derecho procesal y sus prácticas de despacho, va a aceptar un PDF con firma digital costarricense en vez de un papel con sello. Eso varía por país, por materia y a veces por juzgado.
Mientras la práctica se asienta, yo confirmaría antes de presentar y mantendría abierta la opción de la apostilla en papel cuando el destinatario no ofrezca certeza. Averiguarlo cuesta una consulta; el error puede costar meses de proceso.
